L'Amministrazione Comunale di Reggio Emilia individua nel Polo Archivistico, quale complesso dei fondi documentari e degli archivi depositati o comunque acquisiti nel corso della propria attività, un elemento essenziale per garantire il diritto dei cittadini all'informazione, alla documentazione e alla formazione permanente attraverso la salvaguardia della memoria storica della città e del territorio circostante nell'ambito dei processi di democratizzazione che hanno caratterizzato la storia italiana del XX secolo, con particolare attenzione per la partecipazione delle classi popolari al dibattito politico, istituzionale e sindacale.

Il Polo Archivistico è un istituto culturale pubblico che persegue lo specifico obiettivo di dare vita ad un centro unico che favorisca la messa a disposizione degli studiosi (singoli ricercatori e cultori, scuole, istituti e centri di ricerca) il più ampio ventaglio possibile di fonti documentarie per la storia della città.

L'Amministrazione Comunale organizza il Polo Archivistico, nel rispetto della vigente normativa nazionale e regionale in tema di archivi.

Il Polo Archivistico fonda il proprio patrimonio sulle carte dell'Archivio Storico Comunale, ma offre anche adeguata collocazione e corretta gestione - regolamentate da apposite convenzioni - anche agli archivi di altri enti pubblici e associazioni, di forze politiche e sindacali.